Lors de réunions de correspondants qualité de centre (CQC) de la région Ouest, animées par Alain Label, notre qualiticien territorial, nous avons fait le constat des difficultés que rencontraient nos unités dans la gestion de leurs échantillons. Nous avons donc souhaité proposer un accompagnement pour que les périmètres engagés travaillent sur la finalité d’avoir leurs échantillons identifiés, localisés, de qualité définie et conservés dans des conditions définies. Cet accompagnement a été conçu sur la base de dix ateliers en distanciel, répartis sur un an, avec 3 animateurs (afin de paliers d’éventuelles absences) et des dates définies à l’avance. Suite à une réunion d’informations, les unités qui souhaitaient suivre cet accompagnement se sont engagées en définissant un (ou des) pilote(s) pour ce projet, le périmètre choisi, leurs enjeux et objectifs, en obtenant la validation de leur direction. Les ateliers se déroulent systématiquement en deux temps : un temps de restitution, où les pilotes présentent leur travail et un temps de théorie où les animateurs présentent des concepts, méthodes et/ou outils nécessaires afin de compléter la diapositive à présenter pour l’atelier suivant. Point de vigilance : il était nécessaire pour les pilotes de planifier des réunions au sein de leur périmètre afin d’effectuer le travail demandé entre deux ateliers, par exemple : inventaires des types d’échantillons, des contenants, des lieux de stockages, des pratiques, des parties intéressées pertinentes, analyse de risques… Au final, il suffisait aux participant d’assembler tous les éléments travaillés au cours des différents ateliers pour aboutir à leur processus de gestion des échantillons. Celui-ci a été complété par la mise en place d’indicateurs et d’une revue de processus. Deux ateliers de suivi sont ensuite proposés à six et douze mois après le dernier atelier afin de maintenir une dynamique, d’aborder les difficultés et/ou points de blocage et répondre aux éventuelles questions. Sur la première année (2022) d’expérimentation de cet accompagnement, onze périmètres se sont engagés, dont 9 sont allés au bout de la démarche avec une note de satisfaction de 4,6/5. En 2023 l’accompagnement a de nouveau été mis en place sur nos 3 centres et une extension du projet au niveau national est en cours, pilotée par le domaine management qualité niveau national pour l’année 2024. Si vous êtes intéressés, vous pouvez contacter Alain label (alain.label@inrae.fr).